สูตร VLOOKUP สำหรับงานขาย: 7 ตัวอย่างตั้งแต่ใบเสนอราคาถึงค่าคอมมิชชัน

ฝ่ายขายเป็นทีมที่ใช้ สูตร VLOOKUP มากที่สุดทีมหนึ่ง ทั้งทำใบเสนอราคา ดึงราคาสินค้า คิดส่วนลด คำนวณค่าคอมมิชชัน และตรวจสต็อก บทความนี้รวม 7 ตัวอย่างการใช้ VLOOKUP ในงานขายสินค้า ที่นำไปใช้ได้ทันที พร้อมข้อมูลตัวอย่างและสูตรที่คัดลอกไปปรับใช้ได้

ทบทวนสูตร VLOOKUP ใน 30 วินาที

=VLOOKUP(ค่าที่ค้นหา, ตารางข้อมูล, ลำดับคอลัมน์, FALSE)

• ค่าที่ค้นหา ต้องอยู่ในคอลัมน์แรก (ซ้ายสุด) ของตารางข้อมูล
• ลำดับคอลัมน์ นับจากคอลัมน์แรกของตารางเป็น 1
• FALSE = ค้นหาแบบตรงตัว ใช้กับรหัสสินค้าและรหัสลูกค้า ส่วน TRUE = ค้นหาแบบช่วง ใช้กับตารางขั้นบันได เช่น ส่วนลดและค่าคอม

ข้อมูลตัวอย่าง: ชีท "สินค้า"

A: รหัส	B: ชื่อสินค้า	C: หมวด	D: ราคาปลีก	E: ราคาส่ง	F: คงเหลือ
SKU-101	น้ำดื่ม 600 มล. (แพ็ก 12)	เครื่องดื่ม	65	55	340
SKU-102	กาแฟกระป๋อง (แพ็ก 6)	เครื่องดื่ม	99	84	120
SKU-201	ขนมปังกรอบ	ขนม	35	29	15
SKU-202	มันฝรั่งทอด	ขนม	30	25	260
SKU-301	น้ำยาล้างจาน 500 มล.	ของใช้	45	38	80

สมมติว่าตารางนี้อยู่ในช่วง สินค้า!$A$2:$F$500 (หรือแปลงเป็น Table ชื่อ tblProduct ด้วย Ctrl + T เพื่อให้เพิ่มสินค้าได้โดยไม่ต้องแก้สูตร)

ตัวอย่างที่ 1: ทำใบเสนอราคา พิมพ์รหัสแล้วชื่อและราคาขึ้นเอง

ในชีท "ใบเสนอราคา" คอลัมน์ A = รหัส, B = ชื่อสินค้า, C = ราคาต่อหน่วย, D = จำนวน, E = จำนวนเงิน

B2: =VLOOKUP(A2, สินค้า!$A$2:$F$500, 2, FALSE)
C2: =VLOOKUP(A2, สินค้า!$A$2:$F$500, 4, FALSE)
E2: =C2*D2

ใบเสนอราคามักมีแถวว่างเผื่อไว้ ซึ่งจะขึ้น #N/A ให้ครอบสูตรแบบนี้เพื่อเว้นว่างเมื่อยังไม่กรอกรหัส และเตือนเมื่อกรอกรหัสผิด

=IF(A2="", "", IFNA(VLOOKUP(A2, สินค้า!$A$2:$F$500, 2, FALSE), "รหัสไม่ถูกต้อง"))

ถ้าตารางสินค้าอยู่คนละชีทแล้วเขียนสูตรไม่ถูก อ่านวิธีละเอียดในการสร้างสูตร VLOOKUP ข้ามชีทใน Excel

ตัวอย่างที่ 2: เลือกราคาปลีกหรือราคาส่งตามประเภทลูกค้า

ใส่ประเภทลูกค้าไว้ที่เซลล์ $H$1 เป็น "ปลีก" หรือ "ส่ง" (ทำเป็น Dropdown จะสะดวกที่สุด) แล้วให้สูตรเปลี่ยนเลขคอลัมน์ตามประเภท

=VLOOKUP(A2, สินค้า!$A$2:$F$500, IF($H$1="ส่ง", 5, 4), FALSE)

ถ้าเลือก "ส่ง" จะดึงคอลัมน์ที่ 5 (ราคาส่ง) ถ้าไม่ใช่ จะดึงคอลัมน์ที่ 4 (ราคาปลีก) ใบเสนอราคาใบเดียวใช้ได้กับลูกค้าทุกประเภท

ตัวอย่างที่ 3: คิดส่วนลดตามยอดซื้อแบบขั้นบันได

สร้างตารางส่วนลดในชีท "ส่วนลด" โดยเรียงยอดซื้อขั้นต่ำจากน้อยไปมาก (จำเป็นมากสำหรับ VLOOKUP แบบ TRUE)

A: ยอดซื้อขั้นต่ำ	B: ส่วนลด
0	0%
5,000	3%
20,000	5%
50,000	8%

ถ้ายอดรวมก่อนส่วนลดอยู่ที่ E20

อัตราส่วนลด (E21): =VLOOKUP(E20, ส่วนลด!$A$2:$B$5, 2, TRUE)
ยอดส่วนลด (E22):   =ROUND(E20*E21, 2)
ยอดสุทธิ (E23):    =E20-E22

VLOOKUP แบบ TRUE จะหาค่าที่มากที่สุดที่ไม่เกินยอดซื้อ เช่น ยอด 27,500 บาท จะได้ขั้น 20,000 คือส่วนลด 5% ข้อดีคือเมื่อนโยบายส่วนลดเปลี่ยน แก้แค่ตาราง ไม่ต้องแก้สูตร IF ซ้อนหลายชั้น

ตัวอย่างที่ 4: คำนวณค่าคอมมิชชันพนักงานขาย

ใช้หลักเดียวกับส่วนลด ตาราง "ค่าคอม" เรียงยอดขายจากน้อยไปมาก

A: ยอดขายขั้นต่ำ	B: อัตราค่าคอม
0	0%
100,000	2%
300,000	3.5%
500,000	5%

ในชีทสรุปยอดรายเดือน คอลัมน์ A = ชื่อพนักงาน, B = ยอดขายเดือนนี้

อัตรา (C2):   =VLOOKUP(B2, ค่าคอม!$A$2:$B$5, 2, TRUE)
ค่าคอม (D2):  =ROUND(B2*C2, 0)

พนักงานที่ขายได้ 420,000 บาท ได้อัตรา 3.5% เป็นค่าคอม 14,700 บาท (สูตรนี้คิดอัตราเดียวทั้งยอด ถ้าบริษัทคิดค่าคอมแบบแบ่งขั้นสะสมเหมือนภาษี ต้องใช้สูตรอีกแบบ)

ยอดขายรายเดือนของแต่ละคน รวมจากรายการขายได้ด้วย SUMIFS เช่น =SUMIFS(ขาย!$H:$H, ขาย!$D:$D, A2)

ตัวอย่างที่ 5: ตรวจสต็อกก่อนยืนยันคำสั่งซื้อ

ในใบสั่งซื้อ ให้ดึงจำนวนคงเหลือมาเทียบกับจำนวนที่ลูกค้าสั่ง (D2)

คงเหลือ (F2): =VLOOKUP(A2, สินค้า!$A$2:$F$500, 6, FALSE)
สถานะ (G2):  =IF(A2="", "", IF(D2>F2, "สินค้าไม่พอ ขาด " & D2-F2, "พร้อมส่ง"))

เพิ่ม Conditional Formatting ให้แถวที่ขึ้น "สินค้าไม่พอ" เป็นสีแดง ฝ่ายขายจะเห็นทันทีก่อนยืนยันกับลูกค้า

ตัวอย่างที่ 6: ดึงข้อมูลพนักงานขายเพื่อสรุปยอดตามทีม

รายการขายมักมีแค่รหัสพนักงานขาย ถ้าต้องการสรุปยอดตามทีมหรือภาค ให้ดึงข้อมูลจากชีท "พนักงานขาย" (A = รหัส, B = ชื่อ, C = ทีม, D = ภาค) มาเพิ่มเป็นคอลัมน์ในชีทรายการขาย

ชื่อ: =VLOOKUP(D2, พนักงานขาย!$A$2:$D$100, 2, FALSE)
ทีม:  =VLOOKUP(D2, พนักงานขาย!$A$2:$D$100, 3, FALSE)
ภาค:  =VLOOKUP(D2, พนักงานขาย!$A$2:$D$100, 4, FALSE)

จากนั้นสรุปยอดตามทีมหรือภาคด้วย Pivot Table ได้ทันที

ตัวอย่างที่ 7: หารหัสสินค้าที่ไม่มีในระบบ

เมื่อได้รายการสั่งซื้อจากลูกค้าหรือไฟล์จากระบบอื่น ให้ตรวจก่อนว่ามีรหัสไหนไม่อยู่ในตารางสินค้า

=IF(ISNA(VLOOKUP(A2, สินค้า!$A$2:$A$500, 1, FALSE)), "ไม่พบในระบบ", "")

กรองคอลัมน์นี้เฉพาะ "ไม่พบในระบบ" จะได้รายการที่ต้องตรวจสอบหรือเพิ่มสินค้าใหม่ ถ้าหลายรายการขึ้นไม่พบทั้งที่มีจริง มักเป็นปัญหาช่องว่างเกินหรือรหัสเป็นข้อความกับตัวเลขไม่ตรงกัน ดูวิธีแก้ใน8 สาเหตุที่ VLOOKUP ขึ้น #N/A

เคล็ดลับให้ไฟล์งานขายใช้ VLOOKUP ได้ไม่พัง

• รหัสสินค้าต้องไม่ซ้ำ VLOOKUP คืนค่าแถวแรกที่เจอเสมอ ถ้ารหัสซ้ำอาจดึงราคาเก่า ตรวจด้วย =COUNTIF(สินค้า!$A:$A, A2)>1
• ใช้ Table สำหรับตารางสินค้า เพิ่มสินค้าใหม่แล้วสูตรหาเจอทันที
• แยกตารางราคา ส่วนลด และค่าคอมไว้ชีทเดียว และป้องกันชีท (Review > Protect Sheet) ไม่ให้คนแก้โดยไม่ตั้งใจ
• ใบเสนอราคาที่ส่งแล้ว ควรบันทึกเป็น PDF หรือ Paste Values เก็บไว้ เพราะถ้าเปลี่ยนราคาในตารางสินค้า ใบเสนอราคาเก่าที่ยังเป็นสูตรจะเปลี่ยนตาม
• ถ้าใช้ Microsoft 365 ลองใช้ XLOOKUP ซึ่งไม่ต้องนับเลขคอลัมน์ และไม่ต้องเรียงตารางขั้นบันไดก่อน

สรุป

VLOOKUP แบบ FALSE ใช้ดึงข้อมูลจากรหัส เช่น ชื่อสินค้า ราคา สต็อก และข้อมูลพนักงานขาย ส่วน VLOOKUP แบบ TRUE ใช้กับตารางขั้นบันได เช่น ส่วนลดและค่าคอมมิชชัน เพียงสองแบบนี้ก็ทำให้ใบเสนอราคาและรายงานยอดขายทำงานอัตโนมัติได้เกือบทั้งหมด

ถ้าทีมขายของคุณอยากใช้ VLOOKUP, SUMIFS และ Pivot Table ทำรายงานยอดขายได้เอง ดูหลักสูตรอบรม Excel Advance ที่สอน Excel แบบ Workshop จากข้อมูลตัวอย่างจริง หรือจัดอบรม Excel In-house ที่ใช้ตัวอย่างแบบเดียวกับงานขายของบริษัทคุณ